Door Aad van de Wijngaart

De TU Delft krijgt een nieuw . ? Een Current Research Information System: zeg maar een database van ‘output’ die voortvloeit uit onderzoek dat bij de universiteit verricht wordt. Het nieuwe systeem, , belooft veel meer gemak voor beheerders én onderzoekers.

De voorganger, Metis, werd gebruikt door alle Nederlandse universiteiten. Dat systeem is dus alom bekend, maar ging niet meer met zijn tijd mee. Onderzoekers zagen er steeds meer tegenop publicaties in te voeren. Inmiddels is de leverancier ook gestopt met beheer en onderhoud.

Genoeg reden dus om, na meer dan tien jaar met Metis, te kijken naar een alternatief. Binnen de TU Delft vroeg men zich af of zo’n registratiesysteem voor publicaties nog wel nodig was. Zou het niet voldoende zijn om publicaties binnen te halen uit bronnen zoals SCOPUS en ISI? Een inventarisatieronde langs alle faculteiten wees echter uit dat dit te beperkt zou zijn: tegenwoordig zijn immers niet alleen wetenschappelijke teksten van belang, maar ook andere, ‘sociaal relevante’ output van onderzoekers: handboeken voor vakmensen, interviews voor kranten, tv-optredens en noem maar op.

Klankbord

Er moest dus een nieuw CRIS komen. Veel universiteiten stappen nu over op Converis (van Thomson Reuters) of Pure (van ). Wat moest het worden voor de TU Delft?

Die kwestie werd gedegen aangepakt. Om de gewenste functionaliteit op een rijtje te krijgen werd een klankbordgroep ingesteld onder de bekwame leiding van Hans Meijerrathken.

Vier leden van deze groep is gevraagd om voor deze blog te vertellen hoe de keus voor Pure tot stand kwam. Tineke Komen (CiTG) en Leonie Zijlstra (Bouwkunde), zijn beiden facultair informatiecoördinator en dus intensief gebruiker van Metis. Mariska den Heijer en Els Boekee verzorgen vanuit TU Delft Library voor meerdere faculteiten (een deel van) de invoer in Metis.


Leonie Zijlstra & Tineke Komen
Foto door Annemiek van der Kuil

Vliegtuig halen

De terugblik werd al gauw een levendig groepsgesprek. “Het begin was lastig”, zegt Tineke. “Je bent gewend aan een bepaald systeem en nu moest je ‘out of the box’ gaan denken.” Een aantal klankbordgroepleden ging praten bij andere universiteiten die al waren overgestapt. Daarnaast werden uiteraard diverse sessies (overleggen en demo’s) gehouden met de beide leveranciers.

Die werden daarbij stevig aan de tand gevoeld. Mariska: “Op een gegeven moment moest de consultant van Elsevier wat vroeger weg om een vliegtuig te kunnen halen. Hij stond met zijn jas al aan, toen Tineke nog met een belangrijke maar nog onbesproken vraag kwam.” Tineke: “Dat was nu juist de cruciale vraag, over de maatschappelijk relevante output!”

De consultant van Elsevier trok zijn jas weer uit en probeerde zo goed mogelijk antwoord te geven.* Bij de volgende bespreking kwam hij er meteen weer op terug. Leonie: “Dat toont wel dat ze over ieder onderwerp wilden meedenken en betrokken waren bij wat er bij ons leeft.”

Uiteindelijk liet de klankbordgroep zich leiden door gebruikersgemak en mogelijkheden. De Universiteit nam nog meer aspecten mee, maar kwam tot dezelfde keus: Elsevier. En zo gaat TU Delft straks over op Pure, net als zeventig procent van de andere academische instellingen in Nederland.

Aanvinken

De verwachtingen zijn dat de overgang grote verbeteringen gaat brengen. Mariska legt uit dat Pure straks ook kan harvesten, dat wil zeggen automatisch relevante gegevens verzamelen van andere sites, ook buiten de academische wereld. Niet alleen het College van Bestuur maar ook meerdere faculteiten willen die maatschappelijke output graag op een rijtje hebben, zo signaleert haar collega Els: “We zijn de afgelopen week bij een faculteit geweest en daar zagen wij een groeiende interesse.”

Uiteraard hoort bij harvesten wel een controleslag, en daar moet de onderzoeker zelf aan het werk. Dat zal hem of haar echter niet zwaar vallen. Tineke: “Hij hoeft in het lijstje alleen maar aan te vinken: die publicatie is van mij.”

Etalage

Op die gemakkelijke manier krijgt de onderzoeker meteen een complete biografie die automatisch overgenomen kan worden door andere sites. Bijvoorbeeld voor profielpagina’s op onderzoekscommunities (ResearchGate, Academia, ORCID) en de interne medewerkerspagina. Nooit was het zo gemakkelijk om je eigen etalage te vullen en daardoor je zichtbaarheid te vergroten.

Voor de facultaire informatiecoördinatoren Leonie en Tineke is Pure ook een verbetering. Leonie: “Er zit een goede rapportagetool in Pure. Ik kijk er naar uit dat we met één druk op de knop goed gestructureerde rapportages kunnen maken, volgens richtlijnen van SEP en visitaties.”

Steentje bijdragen

Het contract met Elsevier is op 22 april met gepaste feestelijkheid ondertekend. Over het implementatietraject is nog weinig bekend. Leonie: “Ik heb wel begrepen dat het belangrijk is dat Metis eerst goed wordt opgeschoond. Daarom hebben we zelf een aantal punten op papier gezet waar we alvast mee willen beginnen, om het systeem zo goed mogelijk voor te bereiden op het overzetten van de data.”

De klankbordgroepleden hopen dat er een redelijk niveau van eenheid komt in de workflow rond Pure. Daar zullen ze graag hun steentje aan bijdragen. Leonie: “We weten nu veel van het systeem, dus we kunnen straks mensen binnen de organisatie ook goed op weg helpen.”

En Tineke hoopt dat Pure onderzoekers uitnodigt om het systeem goed te vullen. “Daarmee kun je jezelf profileren, ook in de wereld buiten de TU.”

* Dat vliegtuig heeft de Elsevierconsultant toch nog net gehaald.