Een dagje @ iGluu: het nieuwe werken in de praktijk

Karin Clavel, november 2011

Onder het motto “Kom uit je kantoor” kon je in de week van 7-11 november gratis een dagje “Smart Work Center” uitproberen. Er zit er eentje vlakbij mijn huis, dus dat leek mij wel aantrekkelijk. Via de website kon ik mij online aanmelden. Gewapend met een MacBook, een fles water, dropjes tegen het hoesten en een notitieblok fietste ik woensdag 9 november door een lichte motregen naar iGluu, op het Louis Couperusplein in Den Haag. Ik breng ‘s ochtends op de meeste dagen eerst mijn dochter naar school, die pas om 8:45 begint en dan moet ik daarna nog naar Delft! Met de auto is dat verreweg het snelst, maar soms ben ik toch niet voor 9:30 op kantoor, dus thuiswerken of in dit geval vlak bij huis werken spaart mij behoorlijk wat tijd.

Ik word bij iGluu ontvangen door Danny. Hij verwacht mij geloof ik niet echt, ik moet even uitleggen dat ik een dagje kom uitproberen en moet een legitimatiebewijs overleggen, waarvan hij direct een kopie gaat maken. Hij is wel vriendelijk en laat mij eerst alle ruimtes zien en stelt me voor aan de twee aanwezige leden. Ja, leden! Later meer daarover. iGluu heeft een grote werkkamer met verschillende bureaus en gemakkelijke stoelen. Je hoeft er niet stil te zijn, maar kunt gewoon bellen, samenwerken of een praatje maken (=netwerken). Er is een open keuken met een goede espressomachine en een waterkoker. Gelukkig ook Rooibos thee! Ik zet een kopje terwijl er langzaam wat meer mensen binnenkomen. Er zijn belhokjes, waar je ongestoord kunt bellen en twee speciale Skype cabines. Ik heb ‘s middags een Skype werkoverleg met mijn leidinggevende, dus die wil ik wel uitproberen! Verder zijn er verschillende soorten groepsruimten, voor vergaderingen, het ontvangen van klanten of presentaties. Vanaf een groot dakterras, vooral in gebruik als rookruimte, heb je een uitzicht over de Haagse binnenstad. De inrichting in dit mooie, statige pand is modern: licht en flexibel. Wat me wel opvalt is dat er nog geen smartboards in gebruik zijn, volgens Danny een te grote investering. In plaats daarvan gewoon nog papieren flipovers en beamers met scherm.

Terug naar de werkplekken. Het is er nog steeds leeg. Ik zoek een plekje, knip mijn bureaulampje aan en start de Mac. Van Danny krijg ik een code om op het Wi-Fi in te loggen. Binnen een halve minuut ben ik opgestart en online. Ik kan aan de slag. Pas rond 10 uur  begint het een beetje vol te lopen. iGluu werkt niet op basis van het verhuren van werkplekken per dagdeel, zoals sommige andere smart work centers, maar met maand-, halfjaar- of jaarabonnementen. Het is de bedoeling dat er een community ontstaat van leden, voornamelijk zzp-ers, maar ook wel iemand die ver van Den Haag in loondienst werkt. Danny vertelt dat iGluu Den Haag ongeveer veertig leden telt. Op een gemiddelde werkdag zijn er ongeveer vijftien leden aanwezig. De openingstijden zijn ruim, 7-22:00 uur, maar alleen op doordeweekse dagen. De leden hebben een toegangspas en moeten zo nodig het alarm aan- en uitschakelen! Een mevrouw die tot een uur of zeven wil doorwerken, ziet dat niet zitten, maar er blijken meer leden die graag laat beginnen en pas laat naar huis gaan.

Het werken zelf gaat voorspoedig. Er is weinig afleiding en binnen no-time is het tijd voor een webinar MindJet voor projecten, waar ik me voor had opgegeven. Ik plug mijn iPod koptelefoontje in om mijn tafelgenoten niet te storen.

Na afloop van het webinar wil ik even naar buiten voor een lunchpauze. Ik had eigenlijk verwacht dat er gezamenlijk geluncht zou worden, maar nee, maar een enkeling neemt plaats in het zitje naast de keuken of op het terras voor een snelle hap meegebrachte boterhammen of salade. Naar buiten dus. Laat ik mijn spullen liggen, zoals een aantal van mijn collega’s-voor-een-dag? Er zijn kluisjes, maar –natuurlijk- alleen leden hebben een persoonlijke sleutel! Ik pak mijn waardevolle spullen in en laat de rest liggen. Om de hoek van het Louis Couperusplein zijn de Nieuwe Schoolstraat, waar ik nog een paar jaar heb gewoond, de gezellige Dennenweg en de Frederikstraat. Ik kies de wat minder chique Frederikstraat en haal wat lekkere broodjes (niet duur!) bij Dikke Mik. De zon schijnt, het is heerlijk buiten.

Helemaal weer opgeladen keer ik terug naar iGluu. Ik heb een Skype afspraak met Frits, maar hij belt me: zijn nieuwe laptop staat al meer dan vijf minuten vast op een blauw scherm met “welkom”… geen Skype-kamer test dus, maar een gewoon telefoongesprek. Ik vertel alvast van mijn ervaringen. Wel fijn, als je werkgever ook enthousiast is en open staat voor het nieuwe werken!

Danny vraagt hoelang ik nog blijf. Hij wil ook nog even horen hoe ik het vind en als locatie manager heeft hij minder flexibele werktijden dan de leden. Het is ‘s middags opvallend drukker dan ‘s ochtends. De deurbel gaat regelmatig, klanten die bij leden op bezoek komen voor een overleg of presentatie. Ik werk nog even door, spreek nog wat leden en even voor vijf uur klap ik de Mac dicht.

De ervaring is positief, maar met het lidmaatschap richt iGluu zich niet op incidenteel gebruik, zoals ik voor ogen had. Ik zou hier prettig kunnen werken en ook wel willen afspreken met collega’s of toeleveranciers (Alares bijvoorbeeld, met wie TU Delft Library veel zaken doet, zit hier om de hoek). De werksfeer en faciliteiten zijn allemaal prima in orde. En… het is heerlijk op de fiets naar het werk te kunnen. Vergeleken met thuiswerken biedt het ook wel voordelen. Ik kan thuis ook zeer geconcentreerd doorwerken, zo erg zelfs dat ik allerlei alerts moet instellen, omdat ik anders vergeet te eten of mijn dochter van school te halen. Maar het is wel eenzaam met alleen de kat als gezelschap en terwijl ik dit stukje nu thuis schrijf, werkt er bij mijn overburen een tuinman met cirkelzaag of iets vergelijkbaars en dat stoort wel erg. Mijn bureaustoel is niet zo comfortabel als die bij iGluu. Kortom, ik zou best vaker bij iGluu willen werken, maar dan wel met een eigen MacBook en de lidmaatschapkosten zijn voor mij persoonlijk te hoog. Ik bespaar niet genoeg op reiskosten om dat te kunnen betalen. Misschien een leuk nieuw doel voor je IKA?

Uitgeprobeerd: Mendeley

Tekst: Karin Clavel

Wat is Mendeley?

Mendeley is een (gratis) webdienst voor het opslaan, beheren en delen van referenties zoals wetenschappelijke artikelen, boeken en zelfs websites. Met de browser bookmarklet kunt u vanuit een zoekmachine of bibliografische database referenties toevoegen met één muisklik. Mendeley vult automatisch velden als auteurs, titel, journal informatie, abstract, trefwoorden en de URL naar de full-text. Als u de desktop software installeert, kunt u referenties toevoegen door simpelweg PDFs het programma in te slepen. U kunt ook een zogenaamde watch map aanmaken. PDFs die u daar opslaat, worden automatisch in uw Mendeley library opgenomen. Het is overigens prima mogelijk de web versie en desktop versie naast elkaar te gebruiken. U kunt uw referenties in delen in mappen of u kunt tags gebruiken om referenties te organiseren.

Bij de gratis versie krijgt u 1 GB opslagruimte op de Mendeley server. Als u lokaal werkt met de desktop software, dan kunt u die gebruiken voor het maken van een back-up. Wilt u meer opslagruimte, dan betaalt u daarvoor een maandelijks bedrag, maar het is ook mogelijk een Dropbox folder te gebruiken voor de online opslag. Via de online opslag zijn uw referenties en PDFs op elke willekeurige computer met een internet aansluiting of zelfs op iPhone en iPad beschikbaar.

Samenwerken en academische netwerken

Wilt u gezamenlijk literatuuronderzoek doen? Dan kunt u in Mendeley een groep aanmaken. Als u kiest voor een private groep, dan moet u zelf partners uitnodigen door e-mail adressen op te geven. Bij een public groep kan elke geïnteresseerde Mendeley gebruiker zichzelf aanmelden. In de groep deelt u naast de referenties ook commentaar, tags, annotaties en aantekeningen. U krijgt een overzicht van wat er gebeurt in de groepen waar u bij bent aangesloten. Via de website kunt u zoeken of er al een publieke groep is op uw vakgebied. U kunt zo in contact komen met onderzoekers vanuit de hele wereld.

Mendeley kan op basis van uw profiel en uw eigen publicaties u ook nieuwe contacten aanbevelen. Net als bij andere sociale netwerken, kunt u zo anoniem of open zijn als u zelf wenst.

Zoeken in Papers

Mendeley heeft een eigen zoekmachine, Papers, met (referenties naar) meer dan 30 miljoen artikelen. U kunt – net als bij Google Scholar – de TU Delft Library toevoegen als library access link (My Account -> Sharing / Importing > Add library manually: http://sfx.tudelft.nl:8888/sfx_local) om snel naar de full-text door te klikken of het artikel bij ons te bestellen.

En? Is het wat?

Wat ik zelf het handigst vind, is dat ik alle PDFs op één plek heb staan en ze via Mendeley kan doorzoeken, sorteren, organiseren zoals ik wil. Het fijnst vind ik de mogelijkheid highlights en notes toe te voegen. Zo heb ik al mijn aantekeningen digitaal, in het document zelf. Ik kan direct zien welke artikelen ik al gelezen heb en kan direct naar de uitgelichte sectie scrollen. Ik vind het ook prettig dat Mendeley onthoudt waar ik was gebleven in een lange dissertatie, zonder dat ik daar iets voor hoef te doen.

Ik laat Mendeley de PDFs hernoemen in een bepaald format (auteurs-jaartal-titel), zodat de bestandsnamen betekenis krijgen.

Wat kan beter?

Het is me niet gelukt de Cite While You Write functionaliteit voor MS Word te installeren op mijn Mac. De iPhone app is niet erg stabiel en crashed vaak bij het bekijken van een groep.

Wat ik niet helemaal begrijp is het Dashboard (of Overview in de desktop). Hier wordt de groepsactiviteit zoals commentaar en uploads vermeld, maar het overzicht is niet compleet. Als ik een PDF toevoeg, staat dat soms wel maar soms niet in het Dashboard.

Is het iets voor mij?

Als u nog niet werkt met reference management software raad ik u zeker aan om Mendeley eens uit te proberen. Ook als u al met een ander pakket (zoals EndNote (web) of Reference Manager) werkt en u bent niet tevreden: importeer de referenties in Mendeley en kijk of dat beter bevalt (en laat het me weten door een commentaar te schrijven onderaan deze blogpost)!

Heeft u in de loop der jaren een grote hoeveelheid ongesorteerde PDFs verzameld? Maak een watch folder aan en kijk of u met Mendeley orde in de chaos kan scheppen.

Mendeley ondersteunt het gezamenlijk vinden, lezen en annoteren van informatie, maar niet het gezamenlijk schrijven aan een paper of artikel. Als u op zoek bent naar een online samenwerkingsomgeving waar u ook kunt schrijven, dan bent u waarschijnlijk beter uit met Google Docs of SharePoint.

Compatibiliteit

De desktop versie is beschikbaar voor Mac, Windows en Linux. Er zijn plug-ins voor zowel MS Word als Open Office. Importeren van BibTeX, RIS en EndNote XML wordt ondersteund. Apps (Lite) voor iPhone en iPad zijn gratis beschikbaar via iTunes en er zijn sinds kort maar liefst drie gratis third party Android apps beschikbaar via Android Market.

Alternatieven

Zotero was tot voor kort alleen beschikbaar als Firefox plug-in, maar heeft sinds kort een bèta desktop versie met sterk op Mendeley lijkende functionaliteit, ook gericht op samenwerken in groepen. EndNote en het wat ouderwets ogende Reference Manager, beide van Thomson Reuters zijn voor RU Delft studenten en medewerkers gratis te downloaden via de Blackboard software distributie server. Papers en Sente zijn populaire betaalde pakketten, maar alleen voor Mac. Voor een uitgebreid overzicht van alle pakketten, zie:
http://en.wikipedia.org/wiki/Comparison_of_reference_management_software

Deel uw ervaring!

Heeft u positieve of juist negatieve ervaringen met Mendeley of andere reference management software? Laat het ons weten! Gebruik het comment formulier hieronder voor uw reactie.

iPad en de TU Delft; handige tips & links voor beginners

Bij de TU Delft Library zijn we gek op gadgets! In deze blog deelt Apple fan Marcel Broekarts zijn kennis over de iPad.

Tips & tricks voor het gebruik van de iPad

De iPad is naast internetten en e-mail geschikt voor het lezen van elektronische boeken, het afspelen van muziek , het bekijken van foto’s en video’s en nog veel meer. Daarnaast kun je de functionaliteit van het apparaat verder uitbreiden met de apps die je kunt downloaden in de App Store. Maar dan heb je wel een netwerkverbinding nodig.  Alle handige ICT-links, handleidingen en installatiebestanden om je iPad, iPhone of iPod touch met het draadloze netwerk van de TU Delft te verbinden kun je hieronder vinden.

Eduroam

 

Eduroam is het beveiligde draadloze netwerk van de TU Delft en is op de gehele campus binnen de gebouwen toegankelijk. Het netwerk is beschikbaar voor studenten en medewerkers van de TU Delft en voor gasten van andere universiteiten/instellingen die zijn aangesloten bij SURFnet.

Verbinding maken met Eduroam

Voor het instellen van Eduroam op je iPad heb je een netwerkverbinding nodig. In deze handleiding wordt de installatie stap voor stap uitgelegd. Zodra er een verbinding is, verschijnt het WIFI symbool links boven in het scherm.

App Store

 

 

De App Store is de online software winkel van Apple.  Hier kun je zowel gratis als tegen betaling applicaties downloaden. Wil je apps downloaden, dan heb je een Apple-ID nodig. Met een Apple-ID krijg je toegang tot de Store en andere diensten van Apple. Je kunt een creditcard koppelen aan je account zodat je betaalde apps kunt aanschaffen. Maar je kunt ook een account openen zonder creditcard en daarmee gratis apps downloaden. Voor het aanmaken van een Apple-ID zonder creditcard volg je de instructies op deze website.

iBooks

 

 

Als je bovenstaande stappen hebt doorlopen, een internetverbinding hebt en een Apple-ID hebt aangemaakt, kun je apps installeren op je iPad. De App Store zit vol met interessante gratis en betaalde applicaties. De gratis applicatie iBooks is een ideaal programma voor het lezen van boeken, tijdschriften of handleidingen. Klik hier of zoek het programma op in de App Store en installeer de applicatie op je device. Wanneer je iBooks hebt geïnstalleerd kun je vanuit de applicatie naar de winkel en de gebruikershandleiding van de iPad downloaden en opnemen in je bibliotheek. Of wanneer je één van de onderstaande links opent, heb je de mogelijkheid om het document te openen in de iBooks app.

Handleidingen:

Draadloos verbinden met Eduroam

iPad handleidingen

Wordt vervolgd…